Assistant d'Équipe H/F - Groupe Piment

Le Groupe PIMENT et ses marques spécialisées, PIMENT, au savoir-faire reconnu dans l'aéronautique et OPTIMA, cabinet de recrutement multi-sectoriel, vous accompagnent tout au long de votre évolution professionnelle, en vous proposant des contrats en intérim, CDD, CDI et freelance dans de nombreux secteurs d'activité.Nous apportons une vision et des méthodes de recrutement centrées sur les qualités humaines.Pour cela, nous proposons à nos clients des solutions de recrutement sur-mesure.Notre mission : trouver l'entreprise qui correspond à vos attentes et inversement !
Vous êtes issu d'une formation administrative et vous cherchez à évoluer au sein d'un groupe international ?Le Groupe PIMENT, recherche pour l'un de ses partenaires, un Assistant d'équipe H/F.Au sein du service administratif, vous participerez à des activités de support administratif, logistique et organisationnel (organisation de réunions et déplacements, passage de commandes, procédures administratives...) ainsi qu'un ensemble d'activités support au fonctionnement de l'entité/équipe ou de managers/directeurs.Les activités / missions liées à cette fonction :1) Accueil, Information, Orientation en français et/ou en anglais, des collaborateurs ou visiteurs. Etablir les avis de visite et préparer l'accueil du ou des visiteurs dans le respect des obligations de sécurité. Filtrer et répondre aux appels entrants selon la délégation reçue en respectant les aspects de confidentialité, les usages et conventions liées aux titres ou fonctions des interlocuteurs. Présenter à des interlocuteurs internes et/ou externes, en français ou en anglais, la société ou l'entité. Préparer l'arrivée des nouveaux collaborateurs : information au sein de l'équipe, préparation du poste de travail et matériel... Accueillir les nouveaux entrants et leur présenter l'équipe et les locaux ainsi que les principaux outils (Outlook, Intranet, ...)2) Support bureautique et administratif : Apporter un appui technique aux membres de l'entité sur les fonctionnalités avancées des outils bureautiques, les applications internes, les processus administratifs, les règles de fonctionnement et les prestations de l'établissement. Assurer un support technique et organisationnel aux managers et membres de l'équipe : sur l'ensemble des procédures administratives internes : notes, de frais, procédures achats, ... la prise de notes, la mise à jour et la diffusion de compte-rendu (avec une validation selon les destinataires)3) Gestion d'agendas, organisation de réunions et déplacements Fournir l'appui logistique et administratif nécessaire aux déplacements et aux missions : réserver les salles via Outlook, les moyens de transport dans le respect de la Politique Voyage et par le biais des outils dédiés, établir les ordres de missions et les visas, traiter les notes de frais. Planifier et organiser des réunions ponctuelles, récurrentes en national et/ou à l'international en interne MBDA et/ou en externe et proposer des solutions dans le cadre de la gestion des urgences et des imprévus. Tenir de manière proactive les agendas des membres de l'entité en évaluant et gérant urgences et les priorités. Maintenir et développer un réseau avec les interlocuteurs (interfaces internes et externes) nécessaires à la réalisation des activités.4) Gestion administrative / documentaire Traiter le courrier (courrier papier, mail, presse /documentation) dans le respect des directives de l'entité Préparer, rédiger et mettre en forme certains documents, rapports et comptes-rendus. Mettre à jour les tableaux de bords ou indicateurs de suivi du périmètre Réaliser des travaux préparatoires aux réunions Participer aux réunions et rédiger des comptes-rendus (relevé d'actions, mise en forme)5) Gestion des moyens de fonctionnement de l'entité Effectuer les achats courants nécessaires au fonctionnement de l'entité : réalisation des demandes d'achats, des avis de réception de commandes, suivi des paiements fournisseurs, ... Gérer les moyens communs de l'entité (photocopieurs, salle de réunion privative, etc.)6) Soutien à la Communication Selon les entités, mettre en place et/ou actualiser les outils de communication (mise à jour d'informations dans l'intranet, mise à jour des livrets d'accueil et organigrammes, rédaction et diffusion de Newsletters, gestion des sites Sharepoint...)7) Organisation d'évènements à partir d'un cadrage et du process société : Assurer l'organisation d'évènements (conférences, séminaires, réunions d''équipes) dans le respect du budget défini (logistique de l'évènement, prestataires dédiés, ordre du jour, convocation, déplacements,...) Proposer des adaptations selon les aléas et difficultés rencontrées.

Idéalement titulaire d'un Bac +2/3 de type Assistant(e) de manager, vous avez une première expérience dans la fonction.Vous avez une parfaite maîtrise des outilsbureautiques (Pack Office). La connaissance de SAP serait apprécié.Compétences comportementales souhaitées :Votre sens du service, du contact ainsi que vos capacités d'adaptation envers des interlocuteurs différents sont des atouts reconnus. Vous possédez des qualités organisationnelles, de la rigueur et savez faire preuve de discrétion.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Anglais
• Notes de frais
• Emailing
• Logiciels bureautiques
• Organisation d'événements
• SharePoint
• Compte-rendu
• Pack Office
• Traitement du courrier
• Français
• Prise de note
• Capacité d’adaptation